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もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資：第5回(最終回)　上司が旗振り役となり業務の効率化を実感させる

こんにちは。サイボウズ吉田です。今月、オフィスを移転することになり、それに合わせて私も引っ越すことにしました。某日系の引っ越し業者にお願いしたのですが、その手際の良さには驚きました。荷造りから運送、配置、段ボールの回収まで、本当にあっという間に作業が終わってしまいました。
聞くと、1チームに1人は10年以上のベテランスタッフを加え、そのスタッフの指示で行動しているとのこと。実際の作業も早く進むし、後輩スタッフにとっても、そのベテランスタッフの指示や作業内容を見ることで、活きた勉強になっているようです。
さて、今回はシステム導入時の上司やマネージャーのスタンスの話です。

上司自身がしっかりと利用する
システム導入はトップダウンで進めることが大切です。トップダウンといっても、上司やマネージャーに要求されるのはハイレベルなシステムの知識ではありません。システム活用が浸透するように、社内の旗振り役となるのです。そのためにまず、システム導入の目的を明確にし、それをスタッフにしっかりと伝え、共有することが重要です。
上司がしっかりと利用するということも非常に重要です。例えば当社が扱うグループウェアの場合、スケジュールを登録し、それを社内で共有する機能があります。スケジュールをお互いに把握し合うことで、業務の効率化やスケジューリングに対する意識の改善に繋がります。しかし、この機能を導入する時、上司が自分自身のスケジュールを入力せず、部下にだけ入力を指示しても、なかなかうまくはいきません。
指示をした直後は部下も頑張って入力しますが、しばらくすると1人、また1人と入力を怠るスタッフが現れます。もちろん、強制的に入力を指示すれば、入力はするでしょうが、それでは導入の目的であったスタッフの意識改善を図ることができません。逆に上司がきっちりとスケジュールを登録、共有している会社では多くの場合、システムの利用が浸透し、導入の目的であった業務効率の改善やスタッフの意識改善に成功しています。

効率化に気付けば抵抗感はなくなる
部下が上司のスケジュールが把握できると、スタッフは組織の動きを理解することができる上、上司のスケジュールの空き具合を確認した上で営業への同行などを依頼できます。何より大事なのは、そういった経験を通して“スケジュールを公開、共有すれば仕事が効率的になる”と実感することなのです。
一度、そのことに気が付くと、システム導入時にあった利用に対する抵抗感のようなものが、不思議と一気に消えてなくなります。まずは上司がしっかりと使ってみること、ここからスタートしてみて下さい。

今回まで全6回にわたって、システム導入の基本的な部分についてお話をさせて頂きました。分かりづらい文章も多々あったかと思いますが、お付き合い頂きありがとうございました。皆様のシステム導入に対する不安点や抵抗感の解消に少しでもお役に立てば幸いです。(終わり)

前回までの「もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(5):導入目的を明確にし業務をシンプルに改善する
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(4):導入目的を社内で共有半強制的な利用促進も必要に
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(3):ブラウザ使用のSaaSで手間とコストを削減する
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(2):バックアップは必須サポート体制も事前に確認を
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(1):見えないコストに着目負担の少ないシステム選びを

情報提供：

BiZpresso Vol.47 6月17日発行

2008/06/24 更新

吉田健一氏 才望子信息技術(上海)
　
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