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もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資：第5回　導入目的を社内で共有半強制的な利用促進も必要に

こんにちは、サイボウズ吉田です。先日、日本から友人が遊びに来ました。海外生活の長い彼は英語が堪能で、欧米人と楽しそうに会話する様子を見るとちょっと羨ましく感じました。その彼がいっていました。語学は所詮ツールにすぎず、それを“どう使うか”“何を話すか”の方が何倍も大切なんだと。確かにその通りだと思います。
実はシステム導入も同じような見方ができます。今回のテーマは「システム導入の目的を明確にしよう」です。。

導入目的をスタッフに意識させる
システム導入の目的は導入そのものではなく、業務の効率化や情報共有、堅固なセキュリティの構築などです。まずこの目的を再確認します。そして、目的を明確にし、それを社内で共有しましょう。
システム導入において効果の高いアウトプット(結果)を出すためには、良質なインプット(データ入力やシステムの操作)が必要です。良質なインプットを産み出すのは、システムを利用するスタッフ1人1人の意識に他なりません。
どのような目的でシステムを導入するのかをスタッフで共有することで、インプットの質が大きく改善されるからです。実際にシステムを利用するスタッフが導入の目的を意識することで、システムの導入は成功に大きく近づきます。
日本でも中国でも、新しい仕組みを社内に取り入れようとすると、反対するスタッフが必ず現れます。今まで慣れ親しんだ方法を変えることに抵抗を感じるのは極めて自然なことだからです。しかし、それを尊重していては企業の仕組みを永遠に改善することができません。

最初は我慢してでも使い続ける
例えば早起きや食事制限など、人間は新しいことでも2週間頑張って続ければ、それ以降は習慣として続けることができるといいます。社内のシステムの場合はもう少し時間がかかるかもしれませんが、まずは我慢してでも使い続けることが重要です。
最初は「このシステムを利用するのが仕事。必ず利用するように」と半ば強制的に利用を促進します。ユーザー研修会などを実施し、なるべく早い段階で操作をマスターできるようにするのも有効な方法です。嫌々使用するスタッフもいるかと思います。しかし、時間の経過とともに新しい方法に慣れてくれば、導入時にあった抵抗感が徐々に薄くなっていきます。そこまで我慢して使い続ければ、導入は成功したも同然です。
新しいシステムに対する抵抗感の無くなったスタッフは、次第にその便利さに気が付いていくでしょう。重要なのはシステム導入後の最初の1 ―2カ月です。この期間、頑張ってシステムの利用を促進することで、導入効果は飛躍的にアップするはずです。導入が終了して一段落するのではなく、そこからが本当のシステム導入なのだと、気持ちを新たに本当の目的に向かって前進しましょう。

前回までの「もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資」
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(4):導入目的を明確にし業務をシンプルに改善する
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(3):ブラウザ使用のSaaSで手間とコストを削減する
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(2):バックアップは必須サポート体制も事前に確認を
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(1):見えないコストに着目負担の少ないシステム選びを

情報提供：

BiZpresso Vol.46 6月3日発行

2008/06/18 更新

吉田健一氏 才望子信息技術(上海)

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