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もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資：第4回導入目的を明確にし業務をシンプルに改善する

こんにちは、サイボウズ吉田です。ゴールデンウィークはいかがお過ごしでしたか？私は海南島へ旅行に行ってきました。おかげで今年も真っ黒ですが、昨年までの反省をもとに日焼け止めを持参したので、何とか脱皮は免れました。さて、今回は失敗例から学ぶシステム導入のポイントです。

身の丈にあったシステム構築を
システム導入の失敗の原因として一番多いのが、最初から高度すぎる使い方をしようとすることです。一気に高度なシステムを導入し、結局、使いこなせずに無駄な投資となってしまうことがよくあります。逆にシステム導入に成功している企業は、単純業務の効率化など身の丈にあったシステム構築から始めます。また、社内の一部だけでなく、全社的な取り組みとして進めることが多いのです。優先順位をつけて少しずつ進めていく方が、結果として早くシステム化を実現できます。システム化は、ある日を境に一気に実現するのではなく、社風を作っていくのと同じように、ゆっくりと時間をかけて継続的に進めていくことが重要です。また、その進め方にも2つの失敗パターンがありますので注意して下さい。

システム導入は業務見直しのチャンス
1つ目の失敗パターンは“システム優先型”です。現状の業務を無視し、多機能で便利そうに見えるリッチなシステムを導入すると、見た目の上では高度な社内システムが実現しますが、費用は高額化し、操作法が難解で、誰も使わなくなる可能性が非常に高くなります。まずシステムと現状の業務フローがしっかりマッチしているかを確認することが重要です。
もう1つの失敗パターンは1つ目とは逆の“システム無視型”です。現状の業務工程にぴっちり合わせてシステム構築してしまうケースです。そうするとカスタマイズが多くなり、費用はかさみ、バグが頻出する可能性があります。システムと現状の業務がマッチしない場合は、システム側に原因があるのか、自社の業務フローにおかしいポイントがあるのか、客観的に判断するようにして下さい。
システム導入は、現状の業務フローが不必要に自社独自のものとなっていないかを確認する良い機会です。まず、現状の業務の流れを明確にし、業務そのものを改善する余地がないかを検討します。そして改善の余地があれば、業務を少しでも標準的でシンプルなものにするのです。その上でシステム化をすれば、業務がさらに効率的になります。この2段階の流れが重要です。

システム導入に失敗しないため、重要なのはまず導入の目的を明確にし、社内で認識を統一させることです。システム導入は目的でなく出発点です。営業強化あるいは業務効率化など本来の目的が存在するはずです。その目的を明確に共有することが、無駄なく効率的なシステム導入に不可欠なのです。

前回までの「もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資」
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(3):ブラウザ使用のSaaSで手間とコストを削減する
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(2):バックアップは必須サポート体制も事前に確認を
もう迷わない！勝ち抜くためのIT投資(1):見えないコストに着目負担の少ないシステム選びを

情報提供：

BiZpresso Vol.45 5月20日発行

2008/06/18 更新

吉田健一氏 才望子信息技術(上海)
　
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